Huishoudelijk reglement

 

Algemene vergadering

art.4.1. Voor de algemene vergadering wordt een schriftelijke oproep gericht aan de leden van de vereniging, alsmede aan de ereleden en de leden van verdienste onder vermelding van de te behandelen onderwerpen en zonodig met bijvoeging van de toelichtende bescheiden. De secretaris van de NOSBO ontvangt deze stukken ter kennisneming. De datum van de algemene vergadering dient uiterlijk twee weken tevoren bekend te zijn gemaakt. De agenda en bijbehorende stukken worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien dagen voor de algemene vergadering toegezonden.

2. Binnen zeven dagen na de verzending van de oproepen kunnen door een lid onderwerpen ter behandeling aan het bestuur worden opgegeven, welke dan zo spoedig mogelijk door het bestuur ter kennis van de overige leden worden gebracht.

3. Met toestemming van zowel het bestuur als de vergadering kunnen, tijdens de vergadering, onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd.

 

art.5.1. Op de buitengewone algemene vergaderingen, door het bestuur bijeengeroe­pen, is het bepaalde in art.4 van toepassing, met dien verstande dat ter behandeling van spoedeisende gevallen van de aldaar genoemde termijnen kan worden afgeweken.

Indien de buitengewone algemene vergadering is bijeengeroepen op een termijn van minder dan een week, kan zij echter beslissen dat een daarin aan de orde gesteld onderwerp niet zodanig spoedeisend is, dat behandeling in een, met inachtneming van art.4 gestelde termijn bijeengeroepen vergadering niet kan worden afgewacht.

2. Buitengewone algemene vergaderingen, als bedoeld in art.10.3 van de statuten, kunnen worden bijeengeroepen door de leden, die het verzoek daartoe vergeefs tot het bestuur hebben gericht met inachtneming van het bepaalde in art.4.1.

3. Buitengewone algemene vergaderingen als bedoeld in lid 2 van dit artikel voorzien zelf in hun leiding. Uitsluitend onderwerpen die in de oproeping vermeld zijn, kunnen worden behandeld.

 

art.6.1. Algemene vergaderingen zijn openbaar, behoudens dat zowel de voorzitter als de ledenvergadering kunnen besluiten dat een vergadering of de behandeling van bepaalde onderwerpen met gesloten deuren zal plaatsvinden.

2. Tot een vergadering, respectievelijk de behandeling van een onderwerp met gesloten deuren, hebben slechts toegang: het bestuur, de leden en zij die het bestuur of de vergadering daartoe uitnodigt.

3. Het bestuur kan ter vergadering ook aan anderen dan de leden, het bestuur, de ereleden en de leden van verdienste het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.

 

art.7.1. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de vergadering schriftelijke stemming wenselijk acht. Bij staking van stemming wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.

2. Over personen wordt schriftelijk gestemd met gesloten stembriefjes.

3. Stembriefjes die niet of onduidelijk zijn ingevuld, dan wel zijn ondertekend, namen van niet voor verkiezing in aanmerking komende personen, of een niet terzake dienende toevoeging bevatten, zijn ongeldig en worden, evenals blanco stemmen, bij de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing gelaten. Het aantal ongeldige en blanco stemmen wordt wel vermeld.

 

Het bestuur

art.8.1. Ter vervulling van een vacature kunnen zowel door het bestuur als door de leden kandidaten worden gesteld. Kandidaat-stelling door een of meer leden dient te geschieden door opgave van naam en adres van de gestelde kandidaat aan het bestuur, welke opgave tenminste bij aanvang van de vergadering, waarin de vacature moet worden vervuld, moet zijn ingediend, alsmede een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, om bij verkiezing de vacature te vervullen.

2. Indien één kandidaat is gesteld, wordt deze geacht met algemene stemmen te zijn gekozen, tenzij een ter vergadering aanwezig bestuurslid of een lid stemming verlangt.

3. Zijn twee kandidaten gesteld, dan wordt tussen hen gestemd en is degene die de meeste geldige stemmen verwerft gekozen.

Verwerven beide een gelijk aantal stemmen, dan vindt herstemming plaats. Levert ook deze geen meerderheid op, dan beslist het lot.

4. Zijn meer dan twee kandidaten gesteld, dan vindt tussen hen een vrije stemming plaats. Verwerft daarbij geen hunner de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, dan vindt herstemming plaats tussen de gestelde kandidaten, waarbij degene die in de vrije stemming het minste aantal stemmen op zich heeft verenigd, afvalt. Levert deze herstemming aan geen de kandidaten de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen op, dan vindt er opnieuw herstemming plaats totdat er slechts twee kandidaten voor de eindstemming zijn verkregen. Komen twee of meer personen in aanmerking voor één plaats in deze herstemming, dan vindt tussen hen een herstemming plaats.

Het bepaalde in lid 3 van dit artikel is op de her- en tussenstemming van toepassing, met uitzondering van de tweede volzin.

5. Zijn geen kandidaten gesteld, worden kandidaatstellingen ingetrokken of verklaren de gestelde kandidaten een eventuele benoeming niet te willen aanvaarden, dan vindt een vrije stemming plaats. Verwerft daarbij niemand de volstrekte meerderheid van het geldig aantal uitgebrachte stemmen, dan wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen die in de vrije stemming naar voren zijn gekomen. Het bepaalde in lid 4 van dit artikel is dan van dienovereenkomstige toepassing.

6. Indien het bestuur van oordeel is dat voor het vervullen van een tussentijdse vacature de eerstvolgende vergadering niet kan worden afgewacht, kan de vervulling geschieden door schriftelijke raadpleging van de leden. Deze vervulling heeft een tijdelijk karakter en vervalt bij de eerstvolgende algemene vergadering die dan op de in dit artikel aangegeven wijze in de vacature voorziet.

 

art.9.1. De penningmeester beheert de geldmiddelen en het bestuur draagt zorg voor de naleving van de Statuten en Reglementen, alsmede voor de uitvoering van de genomen besluiten. Voor zover dit binnen zijn bevoegdheid valt, geeft het de voorschriften die daartoe nodig zijn en die het belang van de vereniging bevorderen.

2. Het bestuur legt jaarlijks ter vaststelling een verslag over de toestand van en de gebeurtenissen in de vereniging sedert het vorige jaarverslag aan de algemene vergadering voor. De secretaris draagt zorg voor dit verslag.

In deze algemene vergadering komen onder meer de begroting voor het volgende boekjaar en de daarbij behorende financiële voorstellen ter vaststelling aan de orde, alsmede de verkiezingen voor het bestuur. De penningmeester draagt zorg voor een balans en de staat van baten en lasten (met toelichting) en zorgt voor ondertekening door medebestuurders. Deze dienen jaarlijks aan de algemene vergadering ter goedkeuring te worden voorgelegd.

3. Bestuursleden die in een bepaalde functie zijn benoemd, vervullen in het bijzonder de aan die functie verbonden taken. De andere bestuursleden staan hen daarin bij. Voor het overige verdelen de bestuursleden de te verrichten werkzaamheden in onderling overleg.

  1. Het bestuur vergadert minstens vier maal per jaar en verder zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste drie leden van het bestuur zulks schriftelijk met redenen omkleed aan de voorzitter verzoeken. De secretaris of, bij diens afwezigheid, een door de voorzitter aan te wijzen plaatsvervanger maakt notulen van de vergadering en doet deze toekomen aan alle bestuursle­den.

    1. Indien over voorstellen in een bestuursvergadering geen consensus kan worden bereikt, dan wordt er gestemd. Bij een gelijk aantal stemmen volgt een 2e discussieronde. Indien bij een tweede stemronde het aantal stemmen wederom gelijk is, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

 

art.10.1 Indien het bestuur uit zijn midden een dagelijks bestuur als bedoeld in art.8 lid 8

van de Statuten kiest, dient dat te bestaan uit een oneven aantal van tenminste

drie leden, waaronder de voorzitter van de vereniging.

2 Dit dagelijkse bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging en voert, voor zover niet anders wordt bepaald, besluiten van het bestuur uit.

 

Commissies

art.11.1 Zowel het bestuur als de algemene vergadering kunnen commissies instellen

tot het uitvoeren van bepaalde opdrachten en/of voorlichting en bijstand van

het bestuur of de algemene vergadering.

2 De samenstelling, taak, bevoegdheden en werkwijze van deze commissies, alsmede de zittingsduur van de leden hiervan, worden door het bestuur dan wel de algemene vergadering geregeld, voor zover zij niet uit het besluit tot instelling voortvloeien. Het bestuur voorziet in tussentijdse vacatures.

De commissies brengen regelmatig verslag uit over hun werkzaamheden uit aan het bestuur dan wel de algemene vergadering. Van iedere vergadering van een commissie wordt een verslag opgemaakt en aan het bestuur ter kennisgeving toegezonden.

3 Het bestuur is gerechtigd aan commissies bepaalde taken te delegeren, doch het bestuur blijft onverminderd verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering. Een commissie kan geen voor de vereniging bindende en rechtsgeldige besluiten nemen, tenzij dit uitdrukkelijk bij instelling is bepaald door de algemene vergadering. De commissie is dan voor dit deel van zijn taak uitsluitend verantwoording verschuldigd jegens de algemene vergadering en wordt door deze decharge verleend.

Geldmiddelen

art.12.1 Het bestuur legt aan de algemene vergadering jaarlijks een begroting voor het

eerstvolgende verenigingsjaar ter vaststelling voor, alsmede de door alle

bestuursleden ondertekende balans en staat van baten en lasten met toelichting. De penningmeester draagt zorg hiervoor.

2 Elk lid, behalve de ereleden en de leden van verdienste, is verplicht tot het betalen van contributie. De door de leden te betalen jaarlijkse contributie wordt voor elk verenigingsjaar, op basis van een door de algemene vergade­ring bepaald bedrag per lid vastgesteld.

Elk lid krijgt van de penningmeester een schriftelijke bevestiging van het te betalen contributiebedrag en een uiterste betaaldatum. Indien niet tijdig wordt betaald, dan volgt uitsluiting van interne en externe competitie totdat alsnog aan de contributie verplichting is voldaan. Van deze regeling kan enkel worden afgeweken indien er met de penningmeester een alternatieve betalingsregeling is afgesproken.

 

Wedstrijden

art.13.1 Het bestuur is gehouden, voor zover dit mogelijk is, voor de verschillende

groeperingen van het ledenbestand wedstrijden te organiseren.

Het kan aan bepaalde wedstrijden de kampioenstitel verbinden. De inhoud van de wedstrijden wordt door het bestuur bij afzonderlijke reglementen vastgesteld.

2 De interne competitieleider draagt zorg voor de organisatie van de interne clubcompetitie. Het te hanteren competitiereglement is bindend voor alle spelers. De interne competitieleider draagt zorg voor de handhaving van het competitiereglement, zorgt voor een wedstrijdindeling, verwerkt de uitslagen en treedt bij geschillen op als arbiter. In voorvallen verbonden aan interne schaakwedstrijden waarin het competitiereglement niet voorziet, beslist de interne competitieleider.

3 NOSBO- en KNSB-competitie:

a De indeling van de teams wordt gemaakt door de externe competitieleider. De externe competitieleider dient bij het maken van de indeling rekening te houden met:

- de persoonlijke resultaten van de spelers.

- de resultaten van het vorig seizoen.

b Tegen een beslissing van de externe wedstrijdleider kunnen belanghebbenden schriftelijk in beroep gaan bij de Commissie van Beroep.

c De externe competitieleider maakt de indeling van de teams bekend ten minste 3 weken voor de eerste speeldag van het betreffende team.

d Commissie van Beroep:

De Commissie van Beroep bestaat uit 3 leden en 1 plaatsvervangend lid, die ieder jaar in de Algemene Ledenvergadering worden benoemd. Als een (of meerdere) van de leden belanghebbend is bij het te behandelen beroep treedt de plaatsvervanger in zijn (hun) plaats. Een beroep dient gemotiveerd te zijn en binnen 7 dagen na de beslissing in het bezit te zijn van de Commissie van Beroep.

De Commissie van Beroep hoort alle partijen.

De Commissie van Beroep neemt binnen 10 dagen na ontvangst een bindend en gemotiveerd besluit. Zij deelt haar besluit schriftelijk aan belanghebbenden en bestuur mee.

4 De jeugdleider draagt zorg voor schaakonderricht aan jeugdleden en het organiseren van de interne competitie voor de jeugdleden, zorgt voor een wedstrijdindeling en het verwerken van de uitslagen. De jeugdleider stelt een reglement op voor deze wedstrijden en zorgt voor de naleving hiervan. De jeugdleider draagt ook zorg voor de deelname aan externe wedstrijden. De jeugdleider kan zich laten bijstaan door andere leden voor de praktische organisatie en uitvoering van schaakonderricht aan en wedstrijden voor jeugdleden.

 

Onderscheidingen

art.14.1 Het erelidmaatschap van de vereniging en het lidmaatschap van verdienste kan door de algemene vergadering worden verleend aan natuurlijke personen, die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.

2 Een voorstel tot het verlenen van een onderscheiding kan zowel door het bestuur als door één of meer leden worden gedaan.

3 In afwijking van hetgeen elders is bepaald betreffende de besluitvorming in de algemene vergadering, behoeft een voorstel tot het verlenen van een onderscheiding niet vooraf op de agenda voor de desbetreffende vergadering te worden geplaatst.

 

Slotbepalingen

art.15.1 Dit reglement treedt in werking onmiddellijk nadat de Statuten in werking

zijn getreden.

2 Wijzigingen of aanvullingen op de bepalingen in dit reglement treden onmiddellijk bij hun vaststelling in werking, tenzij het daartoe strekkend besluit anders bepaalt.

3 Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendma­king jegens de leden van de vereniging c.q. de betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen, in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen.

 

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering, gehouden op 03-09-1996 te ­Groningen.